Yıllardır var olan bir organizasyon tercihi, bugünlerde ana akım bir tercihe dönüşmek zorunda kaldı. Daha önce yazılım sektörü, yaratıcı endüstriler, bölgesel organizasyonu olan sektörler bu tercihi kullanırken, COVID-19 sonrasında bir anda “uzaktan çalışma” tercihinde patlama yaşandı.

Her şeyin başı sağlık olduğu için bu çok doğal bir tercih. Ancak tercih kendi içinde yeni bakış açılarını da barındırmalı mı? Tabii ki, evet. Aslında şu anda panik halde uzaktan çalışmanın teknolojik altyapısına odaklanılıyor. Ya işin insan tarafı? Organizasyonda yaşanması gereken değişimler?

Biraz bu meseleye değinmek istedim.

Uzaktan Çalışma Organize Edilirken Dikkat Edilmesi Gereken 5 Temel Kural

1. Takım Yapıları, İş Grupları

Şirketin, yüz yüze veya doğrudan iletişim ile çözdüğü konuları anlatan proseslerinin ve prosedürlerinin hızlıca elden geçmesi gerekiyor. Yetki ve inisiyatif tanımlamalarının daha küçük ve düşük iletişimle çözülebilecek şekilde güncellenmesine ihtiyaç duyulacak. Stratejik düzeyde alınan kararların, daha fonksiyon odaklı ekipler tarafından da alınabilir olması öncelikli olmalı. Bu aşamada hukuki iş sözleşmelerinde de güncelleme yapma ihtiyacı olabilir.

2. Karar Alma Süreçleri

Üst yönetimin bu dönemde beklediği çıktıları çok net olarak tanımlaması gerekiyor. Ekibiyle birden fazla kanalda iletişimde olup, bu çıktılar üzerinden iletişimi dinamik tutmasında fayda var. Şeffaflık, çok daha fazla önem kazanacak. Rollerin ve sorumlulukların doğru tanımlanması ve açık olması, kimin neye nasıl karar vereceğinin akış şemaları ile hazırlanması hayat kurtarabilir. Büyük hiyerarşik yapıları aynen devam ettirmek, inanın bana başarısızlıkla sonuçlanacak.

3. Çalışanlarla İletişim

Çalışanların izole bir yapı içinde aynı verimlilikle çalışması gerçekten çok zor bir durum. Hele, yaşadığımız dönemde salgın ve kayıp haberleri ile uyanan bir insanın moralinin ve motivasyonunun bozuk olması olağan bir gelişme. Bu sebeple, çalışanların motivasyonunu yüksek tutmak için belli yöntemlere başvurmak gerekebilir. Kurum kültürünü devam ettirecek, bireysel ve grup buluşmaları, onların ilgisini çekecek konularda içeriklerin, online kursların, seminerlerin, online psikolojik desteğin de bu çalışma metoduna eklenmesi yerinde olabilir. Rol modellerin, uzmanların, iş dışı konularda bilgilendirme yapabilecek kanaat önderlerinin online webinarları organize edilebilir. Bunun yanı sıra, lider ekibin hızlıca mentorluk yapabilmesi (teknoloji ve uzaktan insan yönetimi) için yeteneklerinin artırılması gerekmektedir.

4. Teknolojik Altyapı

Kişi bazında veya ekip genelinde kullanılan altyapıların tek tek elden geçirilmesi gerekmektedir. İnternet altyapısı, kullanılan programların doğru ve verimli çalışması gözden geçirilerek, çalışanların sahip olduğu altyapının hızlıca iyileştirilmesi gerekir. Teknoloji kullanımına paralel olarak bilgilerin güvenliği için gereken tedbirler alınırken, bu konuyla ilgili yeni prosedürler hızlıca üretilmelidir. Bunu yanı sıra, çalışanların ortak çalışabilecekleri, çalışmaların katkılarının ve verimliliğinin ölçüleceği SaaS tipi yazılımlar da altyapıya eklenmelidir. Çünkü, bir süre sonra kimin ne kadar çalıştığı ve ne kadar katkı sağladığı adaletli bir şekilde ölçülmezse, çalışanlarda motivasyon kaybına yol açabilir.

5. Liderlik anlayışı

Belki de en zoru bu… Günümüzün popüler kavramı “Pozitif Liderlik” anlayışına, uzaktan çalışanlar şimdilerde çok daha fazla ihtiyaç duyuyor. Gelecek öngörülerini düzenli paylaşan, çalışanlarının yetkinliklerini artıran, vizyoner ve güven veren liderler, bu sistemin ayrılmaz bir parçası olacaklar.